Em março, o analista que montou a planilha de comissões pede demissão. Em abril, o comercial aprova um acelerador novo, e ninguém sabe em qual aba da macro ele entra. Em maio, o vendedor contesta o extrato e o financeiro não consegue reconstruir o cálculo.
Esse é o roteiro típico de um sistema de comissão próprio em PME: funciona enquanto o autor está por perto. Este artigo traz critérios e um exemplo em R$ para decidir entre manter, desenvolver ou contratar um software.
Resposta rápida
- Construir faz sentido com poucos comissionados, uma regra simples (percentual fixo) e alguém que documente e mantenha o sistema.
- Contratar costuma compensar quando o plano tem faixas, metas, rateio ou comissão por recebimento, ou quando o fechamento depende de uma única pessoa.
- O custo que pesa é o de manutenção, não o de construção: horas de fechamento, ajustes de regra, correção de erros e contestações.
- Exija trilha de auditoria, controle de acesso (LGPD) e regras separadas para CLT e representante comercial, venha de onde vier o sistema.
O que é um sistema de comissão próprio
É qualquer solução montada dentro da empresa para calcular comissão: planilha com fórmulas e macros, script, módulo de ERP customizado ou painel de BI. Em PME, quase sempre é a planilha. Ela nasce simples, ganha exceções a cada mês e vira o único lugar onde a regra do plano está escrita. Nas conversas da RevTrack com PMEs, os padrões se repetem: a planilha que só uma pessoa entende, o erro que aparece todo mês e o vendedor sem visibilidade do que vai receber.
Teste rápido: cinco perguntas antes de decidir
Responda com sinceridade. Duas respostas "não" ou mais indicam que o sistema próprio está perto do limite.
- Outra pessoa, além de quem criou, consegue fazer o fechamento sozinha?
- Dá para mudar uma regra do plano sem quebrar o histórico dos meses anteriores?
- Você consegue mostrar, para qualquer pagamento, a venda de origem, a base, o percentual e quem ajustou?
- O acesso à base é restrito a quem precisa dela?
- Os dados do CRM e do ERP entram sem digitação ou colagem manual?
O que pesa na decisão
Dependência de pessoa
A lógica mora na cabeça de quem montou. Quando essa pessoa sai ou entra de férias, o fechamento atrasa e as exceções (a regra combinada por mensagem, o rateio de um vendedor antigo) se perdem. Se você mantém o sistema, documente as regras e treine um segundo responsável.
Há ainda o contrato: se o sistema for feito por empregado ou prestador, confira quem detém os direitos sobre o código. A Lei 9.609/98, art. 4º, traz a regra geral, "salvo estipulação em contrário". Registre por escrito.
Custo de manutenção
O custo de construir é visível. O de manter aparece diluído em horas do financeiro, do desenvolvedor e em retrabalho. Refaça este exemplo com os seus números:
Exemplo ilustrativo, sem relação com nenhuma empresa ou referência de mercado. Troque horas e valor-hora pelos reais.
| Atividade mensal | Horas | Valor-hora | Custo no mês |
|---|---|---|---|
| Fechamento e conferência manual | 16 | R$ 70 | R$ 1.120 |
| Ajuste de fórmulas e macros após mudança de plano | 6 | R$ 70 | R$ 420 |
| Respostas a contestações do vendedor | 4 | R$ 70 | R$ 280 |
| Correções e alterações feitas por desenvolvedor | 8 | R$ 120 | R$ 960 |
| Total | 34 | R$ 2.780 (cerca de R$ 33,4 mil por ano) |
O total deixa de fora o custo maior: o pagamento errado, que vira contestação e perda de confiança do time. Compare com a cotação de um software, lembrando que as horas de fechamento não somem por completo em nenhuma opção.
Trilha de auditoria e mudança de regra
Uma boa trilha responde, para qualquer pagamento, de onde veio a venda, qual regra foi aplicada e quem alterou o quê e quando. Em planilha, a regra pode ser alterada sem registro, e o histórico some quando o arquivo é sobrescrito.
A trilha também protege na lei. O vendedor CLT tem direito à conta mensal das comissões com as cópias das faturas (Lei 3.207/57, art. 4º). Para o representante comercial, vale o mesmo, salvo ajuste em contrário (Lei 4.886/65, art. 33, § 2º). Sem histórico, montar esse extrato vira reconstrução manual.
LGPD e controle de acesso
A tabela de comissões, com nome e valor, é dado pessoal (LGPD, art. 5º, I). A lei pede medidas técnicas e administrativas contra acesso não autorizado (art. 46), registro das operações de tratamento (art. 37) e capacidade de demonstrar que essas medidas existem (art. 6º, X). Planilha circulando por e-mail e WhatsApp dificilmente cumpre isso. Valide o enquadramento com o jurídico.
Regras por vínculo: CLT x representante comercial
O sistema precisa tratar os dois separadamente. Para o vendedor CLT, a comissão integra o salário, com reflexos como DSR, e o Tema 65 do TST afastou o estorno por cancelamento ou inadimplência, salvo insolvência do comprador. Para o representante comercial, o direito nasce no pagamento do pedido, e o prazo de repasse é até o dia 15 do mês seguinte à liquidação da fatura (Lei 4.886/65, art. 32). Uma macro que aplica a mesma fórmula aos dois grupos é fonte de passivo.
Sistema próprio ou software: comparação
| Critério | Sistema próprio | Software dedicado |
|---|---|---|
| Quem mantém | Quem construiu, ou quem herdou | Fornecedor e responsável da área |
| Mudança de plano | Edição de fórmula ou código | Regra parametrizada |
| Trilha de auditoria | Só se alguém construir e manter | Deve vir pronta (confirme na demonstração) |
| Acesso e LGPD | Controle manual de arquivos | Perfis de acesso |
| Dados de CRM e ERP | Exportação e colagem | Conector com o sistema de origem |
| Extrato ao vendedor | Feito à mão | Gerado pela plataforma |
Erros comuns na decisão
- Comparar só o preço de licença com o custo de construir. Corrija somando as horas mensais de manutenção, como no exemplo acima.
- Contar com a boa vontade de quem criou. Corrija com documentação das regras e um segundo responsável.
- Construir antes de escrever o plano. Corrija definindo regras, vínculo e evento de pagamento (venda ou recebimento) no papel antes de programar ou contratar.
Como isso aparece no fechamento
Seja qual for a escolha, o fechamento precisa de dado confiável, regra escrita, conferência e extrato. A RevTrack se conecta a qualquer CRM ou ERP por um conector universal, aplica as regras do plano e libera a comissão conforme o evento escolhido. Veja o comparativo entre RevTrack e planilha. Para o lado financeiro, leia o custo oculto das planilhas e o checklist de fechamento de comissões. Sobre dados, veja segurança e LGPD.
Perguntas frequentes
Quanto custa desenvolver um sistema de comissão próprio?
Depende do escopo, e manter pesa mais que construir. Some horas de desenvolvimento, de fechamento manual, de ajuste a cada mudança de plano e de correção de erros. Use o exemplo deste artigo e troque pelas suas horas e pelo seu valor-hora.
Quando vale construir em vez de contratar?
Quando o plano é simples, o time é pequeno, há um responsável com tempo para manter e documentar, e as exigências de auditoria e acesso são baixas. Reavalie quando entrar um novo plano, uma nova filial, um comissionado representante ou um pedido de auditoria.
Como migrar de um sistema próprio para um software?
Documente as regras e exceções, reúna o histórico recente e rode o cálculo antigo e o novo lado a lado em um ciclo de fechamento. Pague os vendedores pelo método antigo até que as diferenças estejam explicadas. Faça a troca no início de um período, nunca no meio.
Um sistema próprio atende à LGPD?
Pode atender, se tiver controle de acesso, registro das operações de tratamento e medidas de segurança (LGPD, arts. 37 e 46). Isso exige construção e manutenção. Planilha compartilhada sem controle de acesso dificilmente cumpre. Valide com o jurídico ou com o encarregado de dados da empresa.
Decida pelo custo de manter e pelo risco, não pela facilidade de começar
Um sistema próprio resolve o começo e cobra depois, em horas, dependência e risco. Se duas respostas do teste foram "não", vale ver outra opção.
Agende uma demonstração gratuita e veja como a RevTrack calcula as comissões com os dados do seu CRM e do seu ERP, com as suas regras.
Este conteúdo é informativo e não substitui a análise jurídica ou contábil do seu caso. Os valores do exemplo são ilustrativos.
Fontes citadas
- Lei 13.709/2018 (LGPD), arts. 5º, I, 6º, X, 37 e 46: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm
- Lei 9.609/98 (programa de computador), art. 4º: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9609.htm
- Lei 3.207/57 (vendedores empregados), art. 4º: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l3207.htm
- Lei 4.886/65 (representantes comerciais), arts. 32 e 33, § 2º: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4886.htm
- TST, Tema 65 de Incidentes de Recursos Repetitivos (tese de 24/02/2025): https://www.tst.jus.br/documents/10157/0/IRR065.pdf/c0681ff3-8a43-a6f6-4a82-1f09191da82b?t=1741715925985
- Fatos sobre a RevTrack: revtrack.com.br (/produto, /integracoes, /seguranca, /demonstracao, /comparativos/revtrack-vs-planilha)
Atualizado em 04/11/2026.